派遣先評価回収率90%、スタッフ評価は100%に成功!

取材日:2021年 11月 29日 / 午後 14時00分

[ 取材者 ]
伊予鉄総合企画株式会社
営業本部 人材ビジネス部
部長:古山 智也様
営業課 コーディネーター
篠森 美侑希様

Life Ship導入前は評価運用でどのような課題がございましたか?

求められるコンプライアンス対応、付随する依頼業務回収業務ともに大きな負担に。

評価運用に関しては今後行政も必ず適正な運用が行われているかどうかを見てくるはずなのでしっかり対応しようと話していましたが、派遣社員の評価を適正に行うため派遣先企業にも「業務遂行状況の確認」を依頼していましたが、紙のフォーマットと返信用封筒をお渡ししたり、エクセルフォームをメールに添付してお送りしたりといった作業的な業務にかなりの工数がかかっていました。

また、そのフォーマットの回収業務も簡単ではなく紙ベースで回収した回答結果を基幹システムに入力する作業まで含めて評価運用全般が大きな負担になっていました。

法改正に伴って派遣会社の業務が年々増加している中で、如何に現場の負担を過度に増やさずに適正運用を実現するかも大きな課題でした。
弊社では漏れなくスタッフの方々を評価するため年2回実施月を定めた運用をしていますが、通常業務に加えて評価運用を実施する当初の実施予定月に対応ができないといったこともありました。

Life Ship導入前の決め手

一連の評価運用の効率化を図りつつ理想的な評価フローを実現できたから。

紙のフォーマットや返信用封筒をそれぞれ持参したり、都度エクセルのフォームをメールに添付して送信する必要もなく、既成された文面で一斉に案内メールが送れるのはとてもよかったです。
無事にメールが届いているかの確認をして回答を依頼するだけでよく、依頼状況や回答状況も一覧画面ですぐに確認できて必要な人に絞って催促ができる。

実際にLife Shipを使用している現場からも「手間が省けて確実にできました。」との報告を受けています。
現場の営業が身に付けるべき知識やスタッフとの面談時間の確保のためにも作業的な仕事は極力負担をかけないようにしたいと考えていますがそのニーズにLife Shipはとてもよくマッチしています。

スタッフの自己評価も対応できるようになったLife Shipによって効率的な評価運用が可能になったことで派遣スタッフ本人の自己評価までカバーすることが可能になりました。
スタッフの処遇改善のための単価交渉をするためにも派遣先への評価依頼を優先していたものの、キャリアカウンセリングの理論から言っても、個人のキャリア形成には自己の振り返りがとても重要だと考えておりそこまでカバーすることができるようになったことも決め手です。

派遣社員の自己評価は今回はじめての運用にも関わらず100%回収できており、派遣先企業からの回収率も90%以上という高い結果が出ています。
自社で独自に評価制度評価システムを構築していく負担や従来の人海戦術で行う評価運用に伴う負担を考えるとLife Shipにかけるコストには充分見合った効果が得られています。
今はこれがないとやっていけないと考えています(笑)

導入後に得られた効果について

派遣先の評価回収率も90%、スタッフ評価は100%の回収率を達成

人海戦術で紙、エクセルでやっていた運用がクラウドで一括でできることによって全体の運用工数は大幅に削減され、本業務に関する負担が随分ラクになりました。という声が管理部門からも現場からも上がっています。
一部の例外的なケースを除いて、原則、紙の運用(評価シート、返信用封筒)は行わずに済むようになり、運用全般について社内運用の統一も図ることができました。

派遣先の評価回収に関して時間短縮ができたことです。
前年度は回収業務に1ヶ月間時間を要していましたが、Life Ship導入後は半分の2週間で回収ができました。

紙の運用ですと、派遣先の人事(派遣先担当者)から指揮命令者に紙が渡され、評価を入力しますのでどうしても手間になってしまいますし、状況もわからない状態が続いていたので派遣先担当者の方とのやりとりが非常に多かった状況でした。
Life Ship導入後は派遣先の回答状況がすぐにわかるので、派遣先担当者と一回のやりとりで業務が完結できました。

実際に派遣先担当者の方も、紙の運用だと後回しになっていたけれどもwebでの簡単な操作方法で1番やりやすかったとの声もいただいております。
最終結果としても派遣先の回収率も90%以上、スタッフ評価の回収は初回にも関わらず100%の回収率を達成することができました。

スタッフや派遣先企業様の声を含めてLife Shipの使用感について

エクセルよりも直感的でわかりやすい

UI、UXが綺麗で見やすく、色によるガイドも含めて直感的に操作できる印象です。
特に最終評価を入力する画面ではスタッフ本人、派遣先回答などを全て一画面上でできるのはとても便利です。

派遣スタッフや派遣先企業の回答フォーマットに関しても単純な数字による5段階評価ではなく、基準を定義化した文章を選択する形式なので回答しやすく評価者間のバラつきも出にくいというのを実感しました。

従来は評価結果の管理をエクセルでやっていましたが、エクセルは使いやすいようで使いづらい部分もありデータの蓄積や今後の経年管理など長期的に見てエクセル管理よりも断然いいと感じています。

評価運用についての今後の方針は?

評価することでスタッフ自身のキャリアアップにつながりそれに伴って少しでも賃金が増えたらいいなと思っています。
評価運用に伴って直接雇用化が進んでいる実感もあるので、派遣会社として派遣社員の稼働数が減るのは厳しい部分もあるが本人の望むキャリアを支援する本質を大切にしてい苦ことで自社の稼働数も増やしていければと考えています。

無期化したスタッフに対してもキャリア形成の責任があるので評価をしっかりやっていきたい。
本来、ちゃんとみていないと評価はできないと考えているので日々や毎月のフォローアップの中での信頼関係や状況把握を大切にしながら一層効果的な評価運用を実現していきたいです。